Le RGPD chez PROPAYE

OBJECTIF

Un traitement égalitaire des données au sein de l'Union Européenne.

ENTRÉE EN VIGUEUR

25 mai 2018

CHAMPS D'APPLICATION

- toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable

- toute structure privée ou publique effectuant de la collecte et/ou du traitement de données, ce qui inclut :

• les organismes établis sur le territoire de l’Union Européenne
• les organismes implantés hors de l’UE mais dont l’activité cible directement des résidents européens.
• les sous-traitants ou toute structure qui traiterait ou collecterait des données pour le compte d’une autre entité.

LES PRÉCAUTIONS PRISES PAR PROPAYE

• traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance
• traiter les données conformément aux instructions du client, responsable du traitement
• garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité
• prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut

MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE PAR PROPAYE

• pare-feux matériel, et sur chaque serveur
• antivirus
• sauvegarde journalière
• mot de passe utilisateur
• antivirus et anti spam sur le serveur de messagerie

SORT DES DONNÉES CONFIÉES PAR NOS CLIENTS

Au terme d'un délai de 5 ans à compter du terme du contrat de prestation, PROPAYE s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel, par un effacement définitif des données.

CONTACT

Pour toute information sur notre politique de confidentialité des données personnelles confiées à PROPAYE (ou son partenaire GARDIEN et CIE), veuillez nous contacter à l'adresse :

contact@propaye.net

Protection des données personnelles chez PROPAYE

Confidentialité des données personnelles

chez PROPAYE - GARDIEN et CIE

Applicable au 25 Mai 2018

Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) a pour but de protéger les personnes physiques de toute utilisation abusive de données les concernant. Il remplace la loi « Informatique et Liberté » en vigueur depuis 1978.

En sa qualité de cabinet d’externalisation de paies, PROPAYE et GARDIEN et CIE ont toujours veillé à protéger et sécuriser les données qu’elles collectaient et traitaient. La présente page a pour but de vous informer au mieux sur la manière dont sont collectées, traitées, utilisées et le cas échéant conservées vos données personnelles.

Cette politique est intégrée dans l’ensemble des contrats liant PROPAYE et GARDIEN et CIE à ses clients et utilisateurs.

Le sous-traitant pour le traitement de vos données est PROPAYE et GARDIEN et CIE - 20 Allée Terrasses des Pins - 01600 TREVOUX.

1   – LES CATÉGORIES DE DONNÉES  COLLECTÉES ET TRAITÉES

Dans le cadre de ses activités, PROPAYE et GARDIEN et CIE sont amenées à collecter certaines données personnelles de ses clients via divers biais : site internet, collecte directe, mails, etc….

PROPAYE et GARDIEN et CIE ne collecte ces informations qu’avec le consentement de ses clients et utilisateurs, ou conformément à ses obligations légales et règlementaires en sa qualité de cabinet d’externalisation de paie et de tiers déclarant :

• données relatives à l’identité des clients : nom, prénoms, date et lieu de naissance, copie des pièces d’identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour, carte vitale,...) ;
• données relatives aux coordonnées des clients : adresse postale, numéro de téléphone mobile, adresse e-mail ;
• données relatives à la situation économique et socio-professionnelle des clients : catégorie socio-professionnelle, tranches de revenus, patrimoine ;
• données bancaires : relevé(s) d’identité bancaire du ou des comptes externes du client ;
• données fiscales : le pays de résidence fiscale et le numéro fiscal d’identification du client et, le cas échéant, l’avis d’imposition ;

Ces données sont collectées par PROPAYE et GARDIEN et CIE lors de l’entrée en relation, et mises à jour durant toute la durée de la relation avec ses clients. Le refus de communiquer à PROPAYE et GARDIEN et CIE tout ou partie de ces données personnelles peut entraîner l’impossibilité d’utiliser les services proposés.

2   – LES FINALITÉS DE TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la règlementation applicable, l’ensemble des traitements effectués par PROPAYE et GARDIEN et CIE répond à des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Ces finalités sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution de nos contrats, au respect de nos obligations légales et réglementaires, ou répondent à un objectif de sauvegarde de nos intérêts en justice :

• Finalités contractuelles
• Conclusion et exécution des Conditions Générales d’utilisation du cabinet PROPAYE et GARDIEN et CIE et de ses partenaires
• Conclusion et exécution de la lettre de mission
• Exécution de vos déclarations fiscales, sociales et obligations juridiques
• Conclusion et exécution de toute autre mission que vous nous auriez confiée contractuellement.

• Finalités légales et règlementaires
• Evaluation et gestion du risque afin de remplir les obligations légales ou règlementaires
• Sécurité et prévention de la fraude
• Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
• Gestion de vos déclarations sociales et juridiques

• Finalités légitimes
• Etablissement de preuves
• Mise en place d’actions commerciales, marketing et statistiques

3   – LES DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles des clients de PROPAYE et GARDIEN et CIE pourront être communiquées aux établissements habilités à fournir des services de l’état comme les impôts, les caisses, etc. et soumis au secret professionnel.

Elles pourront également être transmises aux organismes et sous-traitants intervenant dans le cadre de l’exécution des opérations réalisées sur le compte de paiement, mais uniquement dans la mesure où leur intervention est indispensable pour satisfaire les finalités précisées ci-dessus.

PROPAYE et GARDIEN et CIE a conclu avec ces sous-traitants et prestataires des contrats comportant des dispositions dédiées à la protection des données personnelles des clients, à leur sécurité et leur confidentialité.

Enfin, PROPAYE et GARDIEN et CIE pourront être tenu de communiquer des données personnelles à des autorités publiques, administratives ou judiciaires. Dans ce cas, seules les informations demandées par ces autorités seront fournies et dans le strict respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur.

4   – LA DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

PROPAYE et GARDIEN et CIE ne conservent les données personnelles de leurs clients et utilisateurs que pour répondre aux finalités définies à l’Article 2 de la présente politique de confidentialité et ne pourra conserver les données que pour satisfaire à des obligations légales ou règlementaires. Les durées et conditions appliquées par PROPAYE et GARDIEN et CIE et décrites ci-dessous sont celles prévues par les lois ou règlements et recommandées par la CNIL.

• Dossiers Clients

Conservation pendant le temps nécessaire à la gestion de la relation contractuelle. Archives pendant au minimum 8 ans après la fin de mission ou la fin des travaux, dans la limite du délai butoir de 20 ans pour la prescription civile.

Règles LAB : Conservation pendant cinq ans à compter de la clôture des comptes ou de la cessation des relations des documents et informations, quel qu’en soit le support, relatifs à l’identité des clients habituels ou occasionnels (article L 561-12 du Code monétaire et financier).

Conservation pendant cinq ans à compter de leur exécution, quel qu’en soit le support, des documents et informations relatifs aux opérations faites ainsi que des documents consignant les caractéristiques des opérations mentionnées à l’article L. 561-10-2 du CMF.

Remarque : A défaut de connaître avec précision le point de départ de la prescription civile (article 2224 du Code civil) et compte tenu des délais de prescription au plan pénal (article 8 code de procédure pénale), au plan fiscal (article L 169 du livre des procédures fiscales) et de l’absence de prescription au plan disciplinaire, la prudence impose donc de conserver les documents au-delà de 5 ans (prescription de l’action en responsabilité civile) – voir article SIC n°366 de septembre 2017« archivage des dossiers par les cabinets d’expertise comptable ».

• Prospects

Archives pendant 3 ans maximum à compter de la fin de la relation commerciale ou après la collecte des données ou du dernier contact avec le prospect (demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel – (Norme simplifiée n°48).

Archives : il faut recontacter le prospect afin d’obtenir un accord explicite pour continuer à être sollicité. Conservation pendant 13 mois des données à des fins de mesure d’audience notamment via des cookies (Norme simplifiée n°48 de la CNIL).

• Communications du cabinet (mails, papier, etc…)

Jusqu’au désabonnement de la personne concernée (Article 6-5° de la loi n°78-17 modifiée).

• Documents du cabinet

Archives pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel ils se rattachent (article L 123-22 du code de commerce – Norme simplifiée CNIL n°48).

• Registre du personnel du Cabinet

Archives pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (article R 1221-26 code du travail).

• Documents de paye des salariés du Cabinet

Archives pendant 5 ans à compter du versement de la paie (article L 3243-4 du code du travail).

• Documents relatifs aux charges sociales des salariés du Cabinet

Archives pendant 3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues (article L 244-3 code de la sécurité sociale).

• Gestion courante du personnel du cabinet (annuaire interne, dossiers professionnels, formation continue etc…)

Conservation jusqu’au départ du salarié (Norme simplifiée n°46).

Archives pendant 5 ans après le départ du salarié (Norme simplifiée : 46).

Archives pendant 3 ans pour les sanctions disciplinaires (Article L 1332-5 du Code du travail). Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat (Recommandation : 02-017 du 21 mars 2002).

• Gestion de la messagerie / internet du Cabinet

Conservation pendant 6 mois (recommandation CNIL).

5 – LES DIFFÉRENTS DROITS RELATIFS AUX DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la protection des données (RGPD) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous disposez de différents droits relatifs à vos données personnelles :

• droit d’accès
• droit de rectification
• droit d’effacement
• droit de limitation du traitement
• droit à la portabilité des données
• droit de définir le sort de vos données après votre décès

Ces droits peuvent être exercés, sous réserve de la réglementation applicable en vigueur, par e-mail à l’adresse suivante :

contact@propaye.net

Vous pouvez former vos réclamations auprès de l’autorité compétente en matière de protection de données personnelles, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dont les coordonnées sont les suivantes : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

6   – LE TRANSFERT DES DONNÉES PERSONNELLES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

PROPAYE et GARDIEN et CIE ne transmettent les données personnelles qui pourront leur être confiées à aucun organisme ou sous-traitant situés hors du territoire national de la France (métropole, départements et territoires d'outre-mer compris). 

7   – DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE

La   présente   politique   de   protection des données personnelles est applicable à compter du 25 mai 2018.

Dernière mise à jour de cette page : le 4 juillet 2019

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